MAF & Partners dağınık notları tek deftere taşıdı.

Birden fazla avukat, birden fazla defter

MAF & Partners, birkaç avukatın birlikte çalıştığı, küçük ama hareketli bir hukuk bürosu. Herkesin kendi dosyaları var, kendi takip ettiği müvekkilleri var; ortak olan tarafı ise büronun kendisi: kira, personel, ortak masraflar.

Bu yapı pratikte iki katmanlı bir takip gerektiriyordu. Her avukat kendi dosyasının masrafını ayrı tutuyor, büronun toplam giderini bir başka yerde takip etmek gerekiyordu. Sonuç, parçalı bir defterler kümesiydi.

Bilgi vardı, görmek zordu

Her avukat kendi tablosunu doğru tutsa bile, büronun bir bütün olarak nerede olduğunu görmek için önce parçaları bir araya getirmek gerekiyordu. Toplama bazen e-postayla, bazen sözlü olarak yapılıyordu; her toplamada eksik kalan bir kalem oluyordu.

Üstelik bir bilgi tek bir yerden geçtiğinde tutarlı kalır. MAF'ın yapısında aynı müvekkil iki farklı kayıt arasına düşebiliyor, aynı masraf iki kez işlenebiliyordu. Kötü niyet değildi; sadece dağınıklığın doğal sonucuydu.

Tek defterde birleştirme

MAF & Partners MasrafX'e geçtiğinde önceliği herkesi aynı veride buluşturmaktı. Geçişte mevcut müvekkiller, dosyalar ve büro giderleri MasrafX'e aktarıldı; her avukat kendi hesabıyla giriş yaptı.

İlk hafta basit bir adaptasyon haftası oldu. Avukatlar kendi masrafını eski defterleri yerine MasrafX'e girmeye başladı. Veri tek bir yerde toplandıkça, bir başka avukatın ne girdiğini görmek bir tartışma değil, bir pencere açmaya dönüştü.

Yetkilerle ekibin sınırı çiziliyor

MasrafX'in ekip yetki yapısı MAF için işin yarısını çözen kısımdı. Bir avukatın kendi dosyalarını ve kendi müvekkilleriyle ilgili kalemleri görmesi, ama başka avukatların ayrıntılarına müdahale edememesi tanımlandı. Yönetici kullanıcı tüm büronun tablosunu görüyor.

Bu sınır çizgisi sayesinde tek ortak veri olmasına rağmen herkesin kendi alanı korunuyor. Şeffaflık ile gizlilik aynı sistemin iki yüzü hâline geliyor.

Üstelik bunlar büronun kendi başına ayar yapmasını gerektirmedi. MasrafX kurulum sırasında bu yetkileri büroyla birlikte tanımladı; ihtiyaç sonradan değiştiğinde ekibe yazıldı, değişiklik aynı gün uygulandı.

Personel ve büro giderleri aynı defterde

Müvekkil masrafının yanına büro giderini de eklemek MAF için ayrı bir değişimdi. Kira, personel maaşı, internet, ortak araçlar; hepsi MasrafX'te ayrı bir kalem olarak duruyor. Sonra hepsi tek bir mali tabloya akıyor.

Yöneticinin önündeki sayı artık müvekkil tahsilatı kadar büro masrafını da içeriyor. Kâr ve zarar dosya başına da görülüyor, büro genelinde de. Küçük bir ekipte bu hem ortakları aynı sayfaya getiriyor hem de büyüme kararlarını sezgiye değil veriye dayandırıyor.

Birlikte gelişiyoruz

MAF için MasrafX'in en az tahmin edilen tarafı bu oldu: yazılım onlarla birlikte gelişiyor. Ekibin önerisi gelecek sürüme giriyor, eksik bulunan bir rapor başka bir hafta ekrana ekleniyor.

Küçük ekipler için bu, büyük bir farkla küçük bir farkın ayrımı. Çünkü kullanılan aracın sözünü dinleyen bir ekibin olması, büroyu yazılımın değil; yazılımı büronun parçası hâline getiriyor.