İlk iş yetkiler
Selman Kahveci programa geçerken ekip yetkilerini önce kendisi denedi. Asistan rolünde bir deneme hesabı açtı, hangi sayfanın açık, hangi kaydın kapalı olduğuna tek tek baktı. Büroda bugün sekreter için ayrı bir rol var ve her ekip üyesi yalnız işinin gerektirdiği sayfaları görüyor.
Bu denemelerden somut bir ihtiyaç da çıktı. Masraf kapsamı kendi girdiği kayıtlarla sınırlanan çalışan, rapor aldığında da yalnız bu kayıtları görüyor. Sekreter nakit büro giderini girerken giderin hangi kasaya yazılacağını formda kendisi seçiyor.
Görev sırayla ilerliyor
Büroda bir iş çoğu zaman birkaç elden geçiyor. Önce bir kişi hazırlıyor, sonra bir başkası bakıyor, en son büro sahibi onaylıyor. Bu düzen için OfisX'e kademeli görev eklendi. Görevi açan kişi Sırayla yapsınlar seçeneğiyle adımları sıralıyor, bir adım bitince iş sıradaki kişiye geçiyor.
Kademeli görevde her adımın kendi günü var ve işin son günü son adımın günü. Listede işin son günü görünüyor, ara adımların günleri görev panelinden değiştirilebiliyor. İş kimdeyse adı koyu yazılıyor, yapıldı diyen kişinin yanında tik çıkıyor, onay rozetinde de işin ne zaman yapıldığı yazıyor.
Onay bekleyen iş bitmiş sayılmıyor
Büronun dikkat çektiği bir ayrıntı takvimdeydi. Personelin yaptım dediği bir işin, yönetici onaylamadan takvimde bitmiş görünmemesi istendi. Artık takvimde yalnız onaylanan görev biter. Yapılmış ama onay bekleyen görev takvimde ve panelde Hazır, onay bekliyor olarak duruyor.
Görevler sayfasında onay bekleyen işler de son tarihe göre sıralanıyor ve müvekkilin adı her durumda satırın başında yer alıyor. Aynı gündeki duruşmalar ve görevler saat sırasıyla diziliyor.
Takvim ve günlük e-posta büronun düzenine göre
Takvim OfisX'in üst menüsüne taşındı ve menünün sırası sürükleyerek değiştirilebiliyor. Program açıldığında hangi modülün geleceği seçilebiliyor. Takvime yalnız ekleyen kişinin göreceği etkinlik de girilebiliyor, bu etkinliği ekipten kimse görmüyor.
Günlük e-posta özeti de büronun isteğine göre ayarlandı. Süresi olmayan sıradan bir görev özette yalnız son gününde çıkıyor. Tebligat ve hukuki süreler ise son günden önce uyarmaya devam ediyor. Bir etkinlik için hatırlatmanın kaç gün önceden geleceği de seçilebiliyor.
Duruşmalar ve zabıtlar
Büroyla yapılan bir görüşmede duruşmalarla ilgili istekler de toplandı. Duruşma satırında taraflar ve dosyada UYAP'ta kayıtlı avukat görünüyor. Duruşmaya girecek avukat o dosyada UYAP'ta kayıtlı değilse satırda uyarı çıkıyor. Duruşma listesi Excel'e alınırken girecek avukat ve UYAP kaydı da sütun olarak geliyor.
Aynı görüşmede en çok önem verilen konu duruşma zabıtlarıydı. OfisX yeni gelen duruşma ve tensip zabıtlarını okuyup büroya verilen süreleri kontrol edilmek üzere görev olarak açabiliyor. Bu otomasyon her büroda kendi anahtarıyla açılıyor. UYAP'ın taraf bilgisi göstermeyen ekranlarında da dosyanın tarafları OfisX şeridinde yazıyor.