Tebligat geldi, iş başladı
Büroya gelen tebligat OfisX'te dosyasıyla eşleşiyor. Tebligatı alan kişi işi aynı ekrandan bir avukata görev olarak atıyor ve görev, tebligatın bağlı olduğu dosyanın sayfasında da görünüyor.
Burada bir soru vardı: tebligat ne zaman işlenmiş sayılmalı? Büronun önerdiği düzen şuydu. Tebligat alındığında işlenir, iş görevde yürür, iki ayrı süreç olmaz. OfisX'in kuralı bu öneriye göre değişti. Tebligatı işlendi diye işaretlemek göreve dokunmuyor, görev tamamlandığında tebligat da kendiliğinden işlenmiş oluyor.
Dosyanın içinde görevin bütün geçmişi
Dosyanın içinden doğrudan görev ve süre eklenebiliyor, atanmış bir görev oradan düzenlenip silinebiliyor. Biten görevler listeden kalkmıyor. Her görevin yanında kimde olduğu, kimin yaptığı ve ne zaman yapıldığı yazıyor.
Dosyası olmayan bir tebligata da görev atanabiliyor ve görev penceresinden tebligata tek tıkla geçiliyor. Tebligat listesinden bir dosyaya geçip geri dönen kullanıcı, listede kaldığı yere dönüyor.
Duruşma listesi ileriye bakıyor
Büro her hafta önümüzdeki haftanın duruşma listesini çıkarıyor. Bunun için bir aylık liste alınıp fazla satırlar elle siliniyordu. Duruşma listesine Bu Hafta, Önümüzdeki Hafta ve Önümüzdeki Ay gibi ileriye bakan hazır aralıklar eklendi. Geçen haftanın duruşmalarına da aynı yerden ulaşılıyor.
Listenin ilk sütununda büronun kendi dosya numarası yer alıyor. Bu numaralar ve dosyaların son durum notları Excel'den toplu olarak aktarılabiliyor. UYAP'ın duruşma gününü vermediği dosya türlerinde gün dosya sayfasından elle ekleniyor ve takvimde öbür duruşmalarla birlikte görünüyor.
Evrak, takvim ve rapor
Dosyadaki evrakların ekleri de indiriliyor. Tek bir evrak istenirse PDF ya da orijinal UDF biçiminde kaydedilebiliyor. Büronun takvimi telefona ve Google Takvim'e abonelikle bağlanıyor, İcraX'e girilen satış günleri de takvimde yer alıyor.
Müvekkillere giden dava raporu OfisX'ten otomatik e-postayla gönderilebiliyor. Büro birden fazla avukatın UYAP hesabıyla çalıştığı için dosyalar hangi hesapta göründüğüne göre de süzülebiliyor.
UYAP'ta görünmeyen dosya kaybolmuyor
Arda Aşık'ın en önemli saydığı konu, UYAP'ta artık görünmeyen bir dosyanın kayıtlarıyla birlikte kaybolmamasıydı. OfisX böyle bir dosyayı silmiyor. Dosyanın kartında ve sayfasında UYAP erişiminin bittiği yazıyor, görevleri, tebligatları ve notları yerinde duruyor.
Otomasyonlar da büroya göre ayarlanabiliyor. Duruşma zabıtlarından süre görevi açan otomasyon, icra dosyaları için ayrı bir anahtarla kapatılabiliyor. Programın hangi dosyalarda kendiliğinden görev açacağına büro kendisi karar veriyor.