UYAP dosya takibi nasıl yapılır? Avukatlar için dosya takip programı rehberi

UYAP dosya takibi neden zor?

UYAP Avukat Portalı dosyanın bütün bilgisini tutar ama bunu dosya dosya gösterir. Yüz dosyası olan bir büroda yeni evrak gelip gelmediğini anlamak için yüz dosyayı açmak gerekir. Çoğu büro bunu yapmaz; sekreter sabah bildirimlere bakar, avukat kendi dosyalarını hatırladıkça açar, kalanı duruşma günü ortaya çıkar.

Sorun bilginin yokluğu değil, bilginin dağınıklığıdır. Safahat bir yerde, evrak başka yerde, duruşma günü üçüncü yerde durur ve hiçbiri size gelmez; siz ona gidersiniz. Dosya takibi programının işi bu yönü tersine çevirmektir: bilgi size gelsin, siz kararı verin.

Bir dosya takip programı UYAP'tan neyi çekebilir?

Avukat Portalı'na e-imzayla bağlanan bir masaüstü uygulaması, vekil olduğunuz dosyaların künyesini (mahkeme, esas numarası, taraflar, yargı türü), safahat hareketlerini, duruşma günlerini, yeni evrakları ve UYAP bildirimlerini okuyabilir. E-imza gerektirdiği için bu iş masaüstünde çalışır; telefondan UYAP'a bağlanılamaz.

Program UYAP'ta işlem yapmaz. Dilekçe göndermez, evrak yüklemez, hiçbir kaydı değiştirmez. Yalnız okur ve okuduğunu büronun kendi ekranında düzenler. E-imzanızı ya da PIN'inizi görmemesi de bu tasarımın gereğidir: oturumu siz kurarsınız, program kurulu oturumu kullanır.

OfisX'te bu iş UYAP Aktarımı otomasyonuyla yapılır. Kurulumda UYAP'taki dosyalarınız listelenir, takip edeceklerinizi siz seçersiniz; Otomatik Mod açıkken seçtiğiniz dosyalar her gün arka planda tazelenir. Pencereyi kapatsanız da program tepsiye iner ve tarama sürer.

Sabah listeye bakmak, dosyayı açmamak

İyi bir dosya takibi, listeyi açmadan hangi dosyanın acele olduğunu söyler. OfisX'te Dosyalarım listesindeki her kart önce aceleyi yazar: duruşması yakınsa kaç gün kaldığı, süresi doluyorsa kaç gün kaldığı, son yedi günde evrak düştüyse kaç evrak. Kartın sol kenarındaki ince şerit en önemli sinyalin rengini alır.

Gündem sırası bunu bir adım ileri götürür: liste önce duruşması yakın olanları, sonra yeni evrak düşenleri, sonra kalanları gösterir. Yüz dosyada da bin dosyada da ilk beş kart o gün bakmanız gereken dosyalardır. Evraklar sayfası ise bütün dosyalara gelen evrakı tek akışta toplar; dosya dosya değil, evrak evrak bakarsınız.

Dosyanın sayfasında ne olmalı?

Bir dosyayı açtığınızda üç sorunun cevabı hazır olmalı: bu dosya ne, sırada ne var, en son ne oldu. OfisX'te dosya sayfası üç kattır. Üstteki koyu künye bandı kimliği taşır: mahkeme, esas, kim kime karşı, hangi aşamada. Hemen altındaki Sırada şeridi bir sonraki hamleyi gün sayısıyla söyler; yapılacak bir şey yoksa onu da söyler. Alttaki kartlarda zaman çizelgesi, evraklar, taraflar, kararlar, büro belgeleri ve yazışmalar durur.

Evrakı okumak için UYAP'a girmeniz gerekmemeli. Evrak satırındaki Aç düğmesi belgeyi UYAP'tan çeker ve bilgisayarınızın kendi görüntüleyicisinde açar; açtığınız evrak kendiliğinden okundu sayılır. Bu bir okuma yoludur, belge arşive kopyalanmaz; ihtiyaç anında yeniden çekilir.

Dosya takibi ile muhasebe aynı yerde mi olmalı?

Aynı hesapta olmalı, aynı sayfada olmamalı. Dosyanın safahatı ile dosyanın masrafı iki ayrı iştir; ikisini aynı ekrana sıkıştırmak ikisini de okunmaz yapar. Doğru düzen, iki işin aynı müvekkil kaydını ve aynı dosya kimliğini paylaşması, ama kendi sayfalarında yaşamasıdır.

OfisX ve MasrafX böyle çalışır. Dosya, evrak, tebligat, görev ve takvim OfisX'te; masraf, tahsilat, vekalet ücreti ve cari hesap MasrafX'te durur. Müvekkil tek kayıttır, bir kez girilir. Müvekkil kartındaki düğme sizi bir yüzden diğerine geçirir. MasrafX'in otomatik masraf çekimi açıksa UYAP'ta ödenen günün harcı da müvekkil ve dosyasıyla MasrafX'e kendiliğinden yazılır.

Kurulum: ilk gün ne yapılır?

Birinci gün e-imzanızla UYAP'a bağlanır, takip edeceğiniz dosyaları işaretlersiniz; ilk çekimde dosyaların safahatı ve evrakı gelir. Otomatik Mod'u ve Arka planda çalış anahtarını açarsınız. Ekibe koltuk verir, dosyalara sorumlu atarsınız.

İkinci gün sabah Dosyalarım listesine ve Evraklar sayfasına bakarsınız. Gece tarama bitmiş, kartlar Gündem sırasına dizilmiş, yeni evraklar akışa düşmüş olur. Bu noktadan sonra UYAP'a yalnız işlem yapmak için girersiniz; bakmak için değil.