Büro yönetimi
Hukuk bürosu CRM'i nedir? Müvekkil ilişkileri, aday takibi ve çatışma taraması
Bir hukuk bürosunda müvekkille ilişki dosya açılmadan önce başlar ve dosya kapandıktan sonra sürer. Bu yazı bir büro CRM'inin neyi kaydetmesi gerektiğini, adayın müvekkilden farkını ve işi almadan önce yapılması gereken çatışma taramasını anlatır.
Büro CRM'i ne değildir?
Satış ekipleri için yazılmış CRM programları hukuk bürosuna oturmaz. Orada müşteri bir satış hattında ilerler; burada müvekkil bir dosyanın tarafıdır, karşısında başka bir taraf vardır, vekili vardır, bilirkişisi vardır. Büronun ilişkisi yalnız müvekkille değil, dosyanın etrafındaki herkesledir.
Bu yüzden hukuk bürosu CRM'i müvekkil kartından ibaret değildir. Rehber, aday kaydı, çatışma taraması, danışmanlık işleri ve sözleşme kütüğü aynı bütünün parçalarıdır ve dosyayla aynı kayıt üzerinde durmalıdır.
Müvekkil kartı ne söylemeli?
Bir müvekkilin adına tıkladığınızda dört şey görünmeli: açık ve kapalı dosyaları, sıradaki duruşması, dosyalarındaki son hareket ve en son ne zaman konuşulduğu. Listenin kendisi de bunu söylemeli; binlerce müvekkil arasından bugün ilgi isteyeni tek bakışta bulmalısınız.
OfisX'te müvekkil listesi son harekete göre dizilir; en canlı müvekkil en üsttedir, uzun süredir hareket olmayan aşağı düşer. Kartta özet, sırada ne var, dosyalar, tebligatlar, not defteri, kimlik ve irtibat kişileri durur. Müvekkil kaydı MasrafX, OfisX ve İcraX'te tektir: ad ve iletişim MasrafX'te düzenlenir, OfisX sorumlu partner, sektör ve durum ekler.
Aday ile müvekkil arasındaki fark
Danışmanlık ağırlıklı bürolarda işin büyük kısmı iş alınmadan önce olur. Biri arar, konu anlatılır, bir görüşme yapılır, ücret konuşulur, sonra ya iş alınır ya alınmaz. Bu süreç müvekkil listesine yazılırsa liste kirlenir; yazılmazsa kaybolur.
Doğrusu ayrı bir aday kaydıdır: kim yönlendirdi, ne için geldi, hangi görüşmeler yapıldı, hangi teklif verildi. Aday müvekkil listesine ve cari hesaba karışmaz. İş alındığında tek düğmeyle müvekkil kartına dönüşür ve görüşme geçmişi onunla taşınır. Alınmayan iş de kayıtta kalır; aynı kişi bir yıl sonra aradığında ne konuşulduğu bellidir.
Çatışma taraması neden şart?
Aynı kişiyi bir dosyada temsil edip başka bir işte onun karşısına geçmek Avukatlık Kanunu'nun 38. maddesinin konusudur. Küçük büroda bunu akılda tutmak mümkündür; büyüyen büroda değildir. Aynı adı taşıyan kişi yıllar önce açılmış bir dosyada karşı taraf olmuş olabilir, bir icra takibinde borçlu olabilir, bir müvekkilin irtibat kişisi olabilir.
Çatışma taraması işi almadan önce şu soruyu sorar: bu kişiyi kayıtlarımızda hangi sıfatla görüyoruz? OfisX altı kaynağı birlikte tarar: müvekkil kartları, dosya tarafları, icra borçluları, aday kayıtları, müvekkil irtibat kişileri ve danışmanlık işleri. Sonuç kişinin hangi kayıtta hangi sıfatla göründüğünü ayırarak listelenir; kararı avukat verir. Taramayı işi alacak kişi yapar, yönetici olması gerekmez.
Rehber ve sözleşme kütüğü
Karşı taraf vekilinin telefonu, bilirkişinin hangi dosyalarda çıktığı, arabulucunun adresi, banka görevlisinin adı çoğu büroda birinin defterinde durur. Rehber bunu büronun ortak hafızasına çevirir: kayıt bir kere girilir, kişi bir müvekkile bağlı olmak zorunda değildir, istenen kişi UYAP dosyasına bağlanır ve hangi dosyalarda karşınıza çıktığı görünür.
İmzalı sözleşmeler ise klasörde kalır ve süresi dolduğunda kimse fark etmez. Sözleşme kütüğü hangi sözleşmenin kimle, ne zaman başladığını, ne zaman bittiğini ve belgesinin nerede olduğunu tutar; bitişine doksan gün kalan sözleşmeyi ayrıca işaretler. Vekalet ücreti anlaşmaları bu kütükte değil MasrafX'in Vekalet Ücretleri bölümündedir; kütükte imzalı belgenin kendisi durur.
Rehber sonu