Ön muhasebe
Hukuk bürosu ön muhasebe programı nedir, avukat muhasebe programından farkı ne?
Hukuk bürosu ön muhasebe programı, büronun masraf, tahsilat, vekalet ücreti ve müvekkil cari hesabını tek yerde toplar. Bu yazı, ön muhasebenin ne olduğunu, tam muhasebe programından nerede ayrıldığını ve bir avukatın hangisine ihtiyaç duyduğunu anlatır.
Ön muhasebe programı nedir?
Ön muhasebe, bir işletmenin günlük parasal hareketlerini düzenli tutan katmandır. Gelen para, giden para, kime borç, kimden alacak, kasada ve bankada ne var; ön muhasebe bu soruların cevabını her an hazır bulundurur. Resmi defterlerin tutulması, beyannamelerin verilmesi ve mali müşavirlik işi bunun bir üst katmanıdır; ön muhasebe ise o üst katmana temiz ve eksiksiz veri hazırlayan taraftır.
Bir hukuk bürosu için ön muhasebe programı, dava masraflarını, müvekkil tahsilatlarını, vekalet ücretlerini ve büro giderlerini tek bir yerde toplayan uygulamadır. Amaç bir avukatı muhasebeci yapmak değildir; büronun parasını anlaşılır ve raporlanabilir tutmaktır.
Bir hukuk bürosunun ön muhasebesi neden farklıdır?
Sıradan bir işletmede gider giderdir, gelir gelirdir. Hukuk bürosunda ise masrafın bir kısmı müvekkile aittir, bir kısmı büronun kendi gideridir; tahsilatın bir kısmı vekalet ücretidir, bir kısmı müvekkil adına yatan avanstır. UYAP üzerinden ödenen harçlar, karşı taraf vekalet ücreti, emanet paralar ve icra dosyalarındaki hareketler, genel amaçlı bir muhasebe programının hazır gelmediği kalemlerdir.
Bu yüzden hukuk bürosuna özel bir ön muhasebe programı, doğru ayrımları baştan bilir. Hangi masrafın müvekkile borç yazılacağını, hangi tahsilatın vekalet ücreti geliri sayılacağını ve müvekkilin kalan bakiyesinin nasıl hesaplanacağını sizin kurmanıza gerek kalmadan yapar.
Ön muhasebe programı ile muhasebe programı arasındaki fark
İnternette çoğu avukat muhasebe programı diye arar; aslında aradığı şey büronun parasını takip eden bir ön muhasebe programıdır. Tam muhasebe programı, yasal defterleri tutan, KDV ve gelir vergisi beyannamelerini hazırlayan, e-defter üreten yazılımdır ve bu iş mali müşavirin sorumluluğundadır. Bir avukatın bu programı kendisi kullanması beklenmez.
Ön muhasebe programı ise avukatın kendi kullandığı, günlük işi yürüten uygulamadır. Masrafı girer, tahsilatı işler, müvekkil ekstresini alır, raporu üretir. Ay sonunda bu düzenli veriyi mali müşavirine iletir. Kısacası ön muhasebe büronun içinde, tam muhasebe mali müşavirin tarafında durur; ikisi birbirinin yerine değil, arka arkaya çalışır.
MasrafX bir hukuk bürosunun ön muhasebesinde neleri kapsar?
MasrafX, hukuk büroları için tasarlanmış bir ön muhasebe ve masraf takip programıdır. Dava masrafları ve büro giderleri tek tek ya da UYAP üzerinden toplu olarak girilir; müvekkil tahsilatları ve vekalet ücretleri kaydedilir; her müvekkilin borcu, ödediği ve kalan bakiyesi tek bir cari hesapta görünür. Banka hesabı bağlandığında gelen ödemeler doğru müvekkille eşleşmeye hazır gelir.
Bunun üstüne personel bordrosu, kasa takibi, çoklu para birimi, mobil fiş tarama ve müvekkile gönderilebilen PDF masraf raporu eklenir. Büronun tüm geliri ve gideri aynı yerde durduğu için, yönetici panosunda büronun karlılığı ve nakit akışı anlık olarak izlenir.
Muhasebecinizle nasıl birlikte çalışır?
İyi bir ön muhasebe programı, mali müşaviri devre dışı bırakmaz; onun işini kolaylaştırır. MasrafX'te düzenli tutulan gelir ve gider kayıtları, ay sonunda müşavirinize temiz bir tablo olarak gider. Fatura ve makbuz süreçleri de aynı yerden yürüdüğü için, hangi tahsilatın hangi belgeye bağlı olduğu kaybolmaz.
Böylece büro iki tarafı da rahatlatır: avukat günlük parasını kendi ekranında net görür, mali müşavir ise beyannameyi eksiksiz ve düzeltmesiz veriden hazırlar. Ön muhasebe ne kadar düzenliyse, tam muhasebe o kadar sorunsuz ilerler.
Excel ve kağıttan ön muhasebe programına geçiş
Pek çok büro hâlâ masrafı bir deftere, tahsilatı bir Excel dosyasına yazıyor; kalan bakiyeyi ise ay sonunda ikisini elle eşleştirerek çıkarıyor. Bu yöntem küçük büroda bir süre yürür, ama dosya sayısı arttıkça gözden kaçan tahsilatlar ve yanlış cari hesaplar kaçınılmaz olur. Ön muhasebe programına geçmenin asıl kazancı, bu eşleştirmeyi elden almasıdır.
Geçiş göründüğünden kolaydır. Mevcut müvekkil ve masraf listeleri içeri aktarılır, banka hesabı bağlanır ve büro ilk günden itibaren güncel bir cari tabloyla çalışmaya başlar. MasrafX'i ücretsiz deneyerek büronuzun bir aylık masraf ve tahsilatını girip farkı kendiniz görebilirsiniz.
Rehber sonu