Otomasyonlar
MasrafX otomasyonları büroya nasıl vakit kazandırır?
UYAP harç aktarımından otomatik müvekkil e-postalarına, OCR fiş ve vekaletname taramasından açık bankacılığa kadar, MasrafX'in arka planda büro adına yaptığı işlerin pratik dökümü.
Bir hukuk bürosunda manuel iş neden bu kadar yer kaplar?
Hukuk bürolarında günün önemli bir kısmı dosya başında yapılan asıl işin değil, o işi mümkün kılan tekrarın eline kalır. UYAP'tan harç çekme, fiş toplama, ay sonu kapanışı için kayıt birleştirme, müvekkile ekstre yazma, vekaletname formuna bilgi geçirme. Tek başlarına basit; bir araya geldiklerinde tam mesai.
MasrafX'in otomasyon tarafı tam olarak bu tekrarı hedef alır. Aşağıda her bir otomasyonun büro hayatında neyi değiştirdiğini, ne kadar vakit kazandırdığını ve hangi modüllerle birlikte çalıştığını sırayla görelim.
UYAP harç aktarımı
UYAP'tan çekilen her harç, MasrafX'e otomatik aktarılır ve ilgili dosyanın altına işlenir. Büronun yapması gereken tek şey: aktarımı tetiklemek ve dökümün doğru müvekkile bağlandığını kontrol etmek. Çekme, deftere yazma, ay sonunda toplama adımları tek bir akışta birleşir.
En somut sonucu hata payında kendini gösterir. Otomatik akışta atlanan rakam diye bir şey kalmaz; her harç çekildiği anda kayıt altındadır. Bu özellik, masraflar modülü ve müvekkil cari hesabıyla doğrudan bağlantılı çalışır.
Otomatik müvekkil e-postaları
Müvekkillere düzenli olarak gönderilmesi gereken makbuz, cari ekstre ve hatırlatma e-postaları MasrafX tarafından belirlenen takvime göre otomatik olarak yollanır. Bir tahsilat alındığında makbuz; her ayın belirli bir gününde ekstre; bakiyesi olan müvekkillere hatırlatma.
Büronun tarafında bu iş elle yazılması gereken bir mesai olmaktan çıkar. Müvekkil tarafında ise düzenli ve tutarlı bir iletişim akışı kurulur; her ay aynı format, aynı zamanda, aynı kalitede.
OCR fiş tarama
Mobil ya da masaüstünden bir fişin fotoğrafı yüklendiğinde, OCR motoru tarih ve tutar bilgisini otomatik okur. Avukat yalnızca hangi müvekkile ait olduğunu seçer; geri kalanı uygulama hallediyor.
Bu özellik özellikle ofis dışında geçen günlerde fark yaratır. Bir bilirkişi randevusundan sonra çekilen fiş, aynı dakikalarda müvekkilin cari hesabına işlenir. Masraf takibi günün sonuna ertelenen değil, yapıldığı yerde halledilen bir iş olur.
Vekaletname tarama
Yeni bir müvekkil için yüklenen vekaletname belgesi okunur ve formdaki müvekkil bilgileri (ad, TC kimlik, adres, dosya numarası, vade tarihleri) kendiliğinden doldurulur. Avukat sadece onaylar.
Onboarding süreci, müvekkil başına yapılan birkaç dakikalık form doldurmadan kurtulur. Vekaletname modülü ile entegre çalışır; vade yaklaşan vekaletnameler için ayrı bir hatırlatma akışı da otomatik olarak devreye girer.
Açık Bankacılık (yakında)
Banka hesaplarınızı MasrafX'e bağladığınızda, gelen havale ve EFT hareketleri uygulamaya otomatik düşer. Müvekkil adına gelen ödemeler ilgili cari hesabına kendiliğinden bağlanır; büro yalnızca eşleşmeyi onaylar.
Tahsilat girişini elle yapma adımı tamamen kalkar. Bu özellik şu an son geliştirme aşamasında ve yakında yayında olacak.
Sonuç: otomasyon bir özellik değil, bir altyapı
Tek tek bakıldığında her otomasyon küçük bir kolaylık. Bir araya geldiklerinde büronun günlük temposunu değiştirir. UYAP harcı, müvekkil ekstresi, fiş kaydı, vekaletname doldurma ve banka tahsilatı; hepsi büronun fiilen yapmadığı, ama yapılmış olduğu işler hâline gelir.
MasrafX'in temel yaklaşımı şu: bir iş hem tekrarlanıyor hem de bir bilgisayar tarafından doğru yapılabiliyorsa, onu büronun değil uygulamanın işi olarak tanımlamak. Avukatın vakti, sadece avukatın yapabileceği işlere kalır.
Rehber sonu