Vergi ve mevzuat
Avukat e-fatura ve e-arşiv: ne zaman zorunlu, nasıl uygulanır?
E-fatura ve e-arşiv mevzuatı avukatlık hizmetlerini farklı biçimlerde etkiler. Hangi büro hangi sisteme tabi, faturalama akışı nasıl değişir?
E-fatura mı, e-arşiv mi? Hangi büro neye tabi?
E-fatura ve e-arşiv iki ayrı sistemdir ve farklı durumlara uygulanır. E-fatura, kayıtlı tarafından kayıtlı tarafa düzenlenir; iki taraf da e-fatura sistemine kayıtlıysa fatura elektronik olarak gönderilir. E-arşiv ise kayıtlı tarafından kayıtsız tarafa (örneğin bir gerçek kişi müvekkile) düzenlenir.
Bir hukuk bürosunun her iki sisteme tabi olması yaygındır. Şirket müvekkillerine fatura kesilirken e-fatura, gerçek kişi müvekkillere kesilirken e-arşiv kullanılır. Mevzuat eşiklerini geçen bürolar (belli ciro üzerindekiler) zorunlu olarak iki sisteme de geçmek zorundadır.
Faturalama akışında ne değişir?
Kağıt faturayla çalışan bir büro, fatura kestiğinde fiziksel bir nüshayı müvekkile ulaştırır; muhasebede ayrı bir kayıt tutar. E-fatura/e-arşiv sisteminde ise fatura elektronik ortamda oluşturulur, Maliye Gelir İdaresi'ne anlık iletilir, müvekkilin elektronik adresine düşer. Kağıt nüsha gerektirmez; fiziksel arşivleme yükü kaybolur.
Akışın pratik etkisi şudur: fatura kesildiği gün, müvekkilin ödediği günden bağımsız olarak vergi idaresine bildirilir. Yani aylık KDV beyannamesi otomatik olarak doğru veriyle beslenir. Manuel KDV mutabakatı önemli ölçüde azalır; muhasebecinin yükü hafifler.
Vekalet ücreti faturası nasıl kesilir?
Akdi vekalet ücreti faturalandığında, hizmet bedeli + KDV faturada gösterilir; müvekkil kurumsal bir tüzel kişi ise stopaj kesintisi de faturada yer alır. Stopaj kesintisi yapılmış faturada brüt tutar gösterilir, KDV hesaplanır, stopaj indirilir, müvekkilin ödeyeceği net tutar belirir.
Nispi vekalet ücreti (karşı taraftan tahsil edilen) için fatura kesimi farklı bir akışa girer. Bu kalem genelde karşı tarafın icra dosyasında tahsil edildikten sonra faturalandırılır; faturanın tarihi tahsilat anına denk gelir. Bu durum büronun gelir tablosunda nispi vekalet ücretinin tahakkuk değil tahsilat bazlı görünmesine yol açar.
Sık görülen hatalar
İlk yıl e-fatura'ya geçen büroların en sık yaptığı hata, faturayı muhasebeci üzerinden kesip kendi takiplerinden kopmaktır. Bu durumda büro kendi gelir tablosunu muhasebecinin gönderdiği aylık rapor üzerinden anlamaya çalışır; gerçek zamanlı bir gelir görünürlüğü yoktur.
Doğru yaklaşım, büronun kendi takip sistemiyle muhasebenin e-fatura sistemini eşgüdümlü çalıştırmasıdır. Fatura büro tarafında kesilir, muhasebeci aynı veriyi resmi sisteme aktarır; iki taraf aynı rakamla çalışır. MasrafX bu eşgüdümü gelir kalemleri ve müvekkil cari hesaplarıyla birleştirir; muhasebeyle entegre çalışılırken büro tarafı görünürlüğü kaybetmez.
Rehber sonu