Ne kaydedilir, ne kaydedilmez.
Mesai ölçümü çalışan verisidir. Bir büronun bunu kurmadan önce bilmesi gereken üç şey var: ölçümün neyi topladığı ve neyi toplamadığı, sorumluluğun kimde olduğu ve verinin ne kadar yaşadığı. Üçü de bu sayfada açık açık yazılı.
kapsam
Toplanan ve toplanmayan her şey.
Bir mesai takip programında en çok merak edilen şey budur ve yuvarlak cevap kimseyi rahatlatmaz.
Kaydedilir
- Öne gelen uygulamanın adı ve o uygulamada geçen süre
- Pencere başlığı ve çalışılan belgenin adı (dilekçe, tablo, sunum)
- Tarayıcıda açık olan sitenin adresi ve orada geçen süre
- Aktif ve boşta geçen saniyeler; klavye ve fare hareketinin yalnız sayısı
- Ölçümün yapıldığı bilgisayar ve Windows kullanıcı adı
- Ofis takibi ekini aldıysanız bilgisayarın bağlı olduğu ağın adı ve çıkış adresi
Kaydedilmez
- Tuşlanan metin, yani ne yazdığınız (yalnız tuş sayısı tutulur, harfler değil)
- Belgelerin, e-postaların ve yazışmaların içeriği
- Şifreler ve form alanlarına girilen bilgiler
- Kamera, mikrofon, konum ya da telefon verisi
- Ofis dışındaki adres; büro ağıyla eşleşmeyen adres hiç saklanmaz, yalnız “ofiste değil” bilgisi kalır
- Ofis takibi ekini almadıysanız ağ ve adres bilgisi (kayda geçmeden düşürülür)
Panelde bir belgenin adı görünür, içeriği görünmez. “2026-318 cevap dilekçesi.docx üzerinde 1 saat 20 dakika çalışıldı” yazar; o dilekçede ne yazdığı ActivityX'e hiç ulaşmaz.
Kapsamı büro belirler
Yukarıdaki liste ölçümün varsayılan kapsamıdır ve kapsamı büro belirler. Ofis takibi ayrı bir ektir: alınmadıkça bilgisayarın ağ bilgisi veritabanına hiç yazılmaz, kayda geçmeden düşürülür. Web sitesi adreslerinin hiç tutulmamasını isterseniz bunu da büronuz için kapatırız. Büronun ayrıca talep ettiği isteğe bağlı ekler bu listenin dışındadır ve açıkça istenmedikçe çalışmaz. Hangi bilgisayarların ölçüme gireceğine de siz karar verirsiniz; ölçümden çıkardığınız bilgisayardan veri gelmesi anında durur.
roller
Veri kimin, sorumluluk kimde.
KVKK bakımından iki ayrı rol var ve karışması işe yaramıyor: kararı veren taraf ile veriyi işleyen taraf.
Veri sorumlusu: büro
Hangi bilgisayarlarda ölçüm yapılacağına karar veren, hukuki dayanağını belirleyen ve çalışanlarını bilgilendiren taraf bürodur. Çalışanlardan gelen talepleri karşılayacak olan da büronun kendisidir.
Veri işleyen: Orceus
Biz yalnızca bürodan gelen veriyi burada yazılı sürelerle işler ve saklarız. Veriler bu amaç dışında kullanılmaz, üçüncü kişilerle paylaşılmaz, reklam ya da model eğitimi için kullanılmaz.
Çalışanları bilgilendirin
Ölçümün hangi bilgisayarlarda çalıştığı, neyi kaydettiği ve verinin ne kadar saklandığı çalışanlara açıkça anlatılmalıdır. Uygulamanın içinde kullanabileceğiniz bir bilgilendirme metni şablonu bulunur; son hâlini kendi hukuk danışmanınızla gözden geçirmenizi öneririz.
Hukuki dayanağı belirleyin
Mesai ölçümünün hangi hukuki sebebe dayandığına karar veren taraf bürodur. Kapsamı da siz belirlersiniz: hangi bilgisayarlarda ölçüm olacağı, ofis takibi ekinin açılıp açılmayacağı sizin seçiminizdir.
Kapsamı dar tutun
İhtiyacınız olmayan bilgisayarı ölçüme almayın, ihtiyacınız bittiğinde çıkarın. Ölçümden çıkarılan bilgisayardan veri gelmesi anında durur. Web sitesi adreslerinin hiç tutulmamasını isterseniz bunu büronuz için kapatırız; kapalıyken adresler kaydedilmez.
Talepleri karşılayın
Bir çalışanın kendi verisiyle ilgili talebini karşılayacak taraf bürodur. Verinin dökümüne ya da silinmesine ihtiyacınız olduğunda bize yazmanız yeterli, gereğini biz yaparız.
Bu sayfa ürünün ne yaptığını anlatır, hukuki tavsiye vermez. Büronun bilgilendirme ve dayanak metinlerini kendi hukuk danışmanınızla gözden geçirmenizi öneririz.
saklama
Veri ne kadar kalır.
Süreler ürünün fiilen uyguladığı değerlerdir; silme elle değil, her gün çalışan otomatik işlerle yapılır.
| Veri türü | Süre | Silme |
|---|---|---|
| Aktivite verileri (aktif süre, uygulama ve site kullanımı, ofis katılımı) | 2 yıl | Süresi dolan kayıtlar her gün otomatik silinir |
| Sistem ve teşhis kayıtları | 30 gün | Otomatik silinir |
| Bir çalışanın tüm verisi | Talep üzerine | Bilgisayar ölçümden çıkarılır, kayıtlar silinir |
Bir çalışan işten ayrıldığında bilgisayarını ölçümden çıkarırsınız; verisinin tamamen silinmesini isterseniz bize yazmanız yeterli.
güvenlik
Veri büronuza ait kalır.
Büro ayrımı
Her büro kendi izole veri setiyle çalışır. Ayrım veritabanı seviyesinde zorlanır; başka bir büronun ölçüm verisi sizin sorgunuza hiçbir koşulda dönmez.
İletim ve depolama
Ölçüm uygulamasından gelen bütün trafik şifreli taşınır, veritabanı diskleri şifreli tutulur. Ayrıntılar Güvenlik sayfasında yazılı.
Erişim
Paneli yalnız büronun ActivityX erişimi verdiği kişiler görür. Bizim tarafımızda veriye erişim, yalnız sizin açtığınız bir destek talebinin gerektirdiği ölçüde olur.
Dışa aktarma
Verinizin kopyası her zaman elinizin altında: Raporlar sayfasından seçtiğiniz dönemin Excel dökümünü alırsınız.
sık sorulanlar
Veri hakkında net cevaplar.
Çalışanlarımın bundan haberi olmalı mı?
Evet. Ölçümü kimlerin bilgisayarında kullanacağına karar veren ve çalışanları bilgilendiren taraf, veri sorumlusu olarak bürodur; biz yalnız veriyi işleyen tarafız. Uygulamanın içinde büronun kullanabileceği bir bilgilendirme metni şablonu bulunur, ama son hâlini kendi hukuk danışmanınızla gözden geçirmenizi öneririz.
Çalışan kendi verisini görebilir mi?
Paneli yalnız büronun ActivityX erişimi verdiği kişiler açar; ölçülen kişi kendisine erişim verilmedikçe hiçbir dökümü göremez. Bir çalışanın kendi verisini görmek istemesi hâlinde panele erişimi olan kişi paylaşır. Talebi karşılamak veri sorumlusu olarak büronun sorumluluğundadır.
Yazdıklarımı okuyor musunuz?
Hayır. Tuşlanan metin hiçbir zaman kaydedilmez; yalnız tuş vuruşlarının sayısı tutulur, harfler tutulmaz. Belgenin adı panelde görünür, içeriği görünmez.
Ofis dışındayken nerede olduğum kaydediliyor mu?
Hayır. Ofis ayrımı yalnız bilgisayarın büro ağında olup olmadığına bakılarak yapılır; konum servisi kullanılmaz. Adres büro ağıyla eşleşmiyorsa saklanmaz bile; geriye yalnız o günün ofis dışı sayılması kalır. Ofis takibi ekini almadıysanız ağ bilgisi hiç kaydedilmez.
Verilerimiz ne kadar saklanıyor?
Aktivite verileri 2 yıl, sistem kayıtları 30 gün tutulur ve süresi dolanlar her gün çalışan otomatik işlerle silinir. Bir çalışanın tüm verisinin silinmesini talep ederseniz bunu da yaparız.
Veriler başka bir amaçla kullanılıyor mu?
Hayır. Bürodan gelen veri yalnız büronun kendi panelinde gösterilir. Başka bir amaçla kullanılmaz, üçüncü kişilerle paylaşılmaz, reklam ya da model eğitimi için kullanılmaz.
Aboneliği bitirirsek verilere ne olur?
Ölçüm durur, geçmiş veriler saklama süreleri boyunca yerinde kalır ve panelden okunmaya devam eder. Verinin tamamının silinmesini isterseniz bize yazmanız yeterli.
Kapsamı siz belirleyin.
Denemeyi tek bilgisayarla başlatıp neyin kaydedildiğini kendi gözünüzle görebilirsiniz. Kapsamı sonradan genişletmek de daraltmak da panelden iki tıkla yapılır.